NOUS SOMMES VIVANTS, LE COLLECTIF DE LA TRANSITION ÉCOLOGIQUE

JDN Solutions. Quel est l'objectif de votre intranet ?

Tarik Lebtahi. L'objectif de notre intranet baptisé DS SwYm [ndlr pour Dassault Systèmes See What You Mean] est de permettre aux 8 000 collaborateurs du groupe de créer et rejoindre des communautés organisées autour de métiers, de centres d'intérêts, de projets, d'expertises, de passions…

Le tout dans un environnement participatif, ce qui crée des synergies entre personnes et entre organisations. Chaque collaborateur devient acteur, il est vecteur d'information, de partage et capitalisation de savoirs sur ses sujets d'expertise ou d'intérêt… Plus qu'un intranet classique, DS SwYm est une plate-forme communautaire 2.0 ouverte, totalement intégrée et personnalisable.

Pourquoi avoir fait le choix d'orienter votre intranet vers le communautaire ?

Nous sommes passés d'un intranet 1.0 particulièrement riche mais avec une organisation hiérarchique de type top-down, où une vidéo était publiée tous les trois jours en moyenne, à une plate-forme communautaire 2.0 dynamique qui répond à un besoin métier. Et où le collaborateur se retrouve au cœur du dispositif, avec ses compétences et toute la richesse du contenu qu'il partage.

 Le collaborateur est ainsi davantage visible et son expertise mise en valeur au sein du groupe.

Avec une plate-forme 2.0, nous offrons également aux collaborateurs un environnement qui leur est familier, et qu'ils utilisent quotidiennement dans leur vie extraprofessionnelle. Pour l'entreprise, c'est aussi un nouveau mode d'échange qui laisse place à une communication ascendante et transverse.

Quelles briques logicielles avez-vous choisies pour votre nouvel intranet ?

Nous sommes partis de rien, sans réutiliser les briques de notre ancien intranet que l'on souhaitait voir évoluer à 100% vers le communautaire. Nous avions également fait le tour des solutions disponibles sur le marché à l'époque mais aucune d'entre elles ne s'était révélée assez flexible pour ce que l'on prévoyait de réaliser.

Le choix s'est donc porté sur un développement interne. DS SwYm a vu le jour grâce à l'enthousiasme et la collaboration des équipes de communication interne, R&D et informatique qui ont partagé une vision commune et développé en interne des solutions techniques innovantes. Durant toutes les étapes du projet, du rêve à la réalisation, l'esprit communautaire a été le fil conducteur du projet.

Quelles sont les principales fonctionnalités de votre intranet ?

Le maître-mot de la plate-forme c'est intégration. Toutes les fonctionnalités 2.0 sont regroupées et agrégées au sein d'un même environnement et interagissent entre elles. Parmi les principales fonctionnalités, des blogs multi-auteurs, un environnement d'upload et de partage de médias : images, photos, vidéos, modèles 3D…

On y trouve aussi des forums dynamiques permettant aux collaborateurs de poser des questions et aux membres de la communauté d'y répondre, une page de profil riche par collaborateur pour visualiser ses coordonnées et informations classiques : fonction, missions et responsabilités, mais également ses contributions et données déclaratives. Cette page est un élément clé du réseau social d'entreprise.

Comment fonctionnent ces communautés ?

Les communautés peuvent être publiques, c'est-à-dire accessibles à l'ensemble des collaborateurs du groupe. C'est le cas de DS SwYmer's, une initiative de la communication interne, qui permet à un réseau de près de 400 collaborateurs volontaires, tous métiers, géographies et organisations confondus d'y participer en diffusant des news.

Mais les communautés peuvent également être restreintes, limitées à un nombre donné de collaborateurs. Elles sont dans ce cas plus ciblées, et peuvent être par exemple relatives à des réflexions d'experts d'industrie, au traitement de sujets confidentiels….

La liste de toutes les communautés est affichée sur la page d'accueil communautaire de chacun, de manière transparente, de façon à permettre aux collaborateurs qui le souhaitent d'en demander éventuellement l'accès par simple clic.

D'autre part, les communautés ne sont pas organisées selon un modèle hiérarchique, mais en réseau. Le rôle de chacun s'exprime donc au sein des communautés dont il est membre mais il peut varier d'une communauté à l'autre. L'ensemble de la plate-forme est communautaire et toutes les publications peuvent être commentées, notées et enrichies…

Les utilisateurs sont-ils plutôt contents ou sceptiques vis-à-vis de leur nouvel intranet ?

Notre retour d'expérience montre un excellent taux de participation, donc d'adhésion. L'intranet de Dassault Systèmes n'est plus un intranet de communication, c'est une plate forme ouverte qui délaisse les environnements monolithiques caractéristiques des anciennes générations d'intranet. La capitalisation des savoirs a transformé l'intranet en un véritable écosystème de contenus dynamiques.

Quel a été le degré d'implication de votre direction générale ?

Le projet n'a pas seulement reçu l'aval de la direction générale, il a été poussé par Bernard Charlès lui-même et tout le comité exécutif du groupe. Un tel projet n'aurait été possible sans le total soutien et l'entière implication du management.

Cette plate-forme fait partie des projets stratégiques de Dassault Systèmes. Cependant, la réflexion de l'entreprise ne porte pas que sur le développement et déploiement d'outils 2.0, mais également su
r l'organisation, la transformation de l'entreprise pour répondre aux défis actuels et se préparer aux défis futurs.

Quels moyens utilisez-vous pour favoriser l'adoption de l'intranet ?

La plate-forme communautaire est la page par défaut de l'intranet de chaque collaborateur. Tout a été pensé afin de favoriser son appropriation, tant au niveau de l'ergonomie que de la simplicité d'accès et de navigation.

Lorsqu'une nouvelle fonctionnalité est développée, elle est préalablement ouverte pour être testée par un nombre restreint de collaborateurs. Tous les retours, tant au niveau du design que de l'ergonomie et de la navigation, sont étudiés et pris en compte au travers d'une communauté dédiée. Tout cela favorise son adoption par le plus grand nombre. 

Qu'allez-vous faire évoluer dans les prochains mois ?

La personnalisation va progressivement permettre un tri de l'information : le collaborateur pourra construire lui-même sa page, en fonction des contenus dont il souhaite disposer et de ses besoins et activités. Nous fonctionnons en mode beta permanent et les nouvelles fonctionnalités sont délivrées en continu.